En skolerejse kan derfor ligge inden for det almindelige skoleår, som dette måtte være fastsat af kommunalbestyrelsen, jf. folkeskolelovens § 16c, stk.2. Normalt vil det være klassens lærere, elever og forældre, der stiller forslag om afholdelse af en skolerejse og evt. ansøger om kommunal medfinansiering inden for de givne rammer. Det er kommunalbestyrelsen eller skolens leder, der inden for de af kommunalbestyrelsen fastsatte rammer godkender forslag om gennemførelse af en skolerejse.

De nærmere regler for afholdelse af skolerejser er beskrevet i Vejledning nr 12 af 23/02/1999 Kommunen afholder alle udgifter til lærernes deltagelse i skolerejser.

Derimod er kommunen ikke forpligtet til at dække alle elevernes udgifter til en skolerejse. Alle elever, som rejsen retter sig imod, har ret til at deltage, uanset om eleven eller dennes forældre har medvirket til at dække de udgifter, der ikke dækkes af kommunale midler. Kommunalbestyrelsen kan dog til skolebestyrelsen delegere beføjelsen til at kræve, at forældrene skal betale for elevernes forplejning under skolerejser. Betalingen fastsættes under hensyn til et anslået normalt sparet hjemmeforbrug.

Klassens elever og forældre kan, eventuelt i samarbejde med skolen, ved en fælles indsamling eller på anden måde i fællesskab skaffe midler til dækning af de udgifter, der ikke dækkes af kommunen/skolen.

Da det er frivilligt for eleverne at deltage i disse rejser, kan indholdet ikke være en integreret del af den klasse- eller holdbaserede undervisning. I modsætning til lejrskoler er det væsentlige formål med en skolerejse ikke undervisning i et emne eller lignende som led i den daglige undervisning. Formålet er i højere grad at skabe et supplement af mere samværs- og oplevelsesmæssig karakter til den daglige undervisning.

Elevernes deltagelse må ikke være en nødvendig forudsætning for at kunne følge klassens eller holdets undervisning, og de elever, der ikke ønsker at deltage, vil derfor ikke miste noget i undervisningsmæssig henseende. Hvis der er objektive resultater af en skolerejse som fx fotos, souvenirs eller andet, der kan inddrages i undervisningen, er der naturligvis intet til hinder herfor, når blot det kan ske under skyldig hensyntagen til de eventuelle elever, der ikke har været med på rejsen.

Skolerejser er ikke begrænset til at være et tilbud for skolens ældste klassetrin, men kan efter lokale ønsker og behov finde sted på alle klassetrin.

Skolebestyrelsen bør udarbejde principper og vejledning til skolerejser. Principperne skal regulere størrelsen på forældrebetaling og hvordan rejseudgifterne i øvrigt kan dækkes.