I folkeskolelovens § 44, stk. 11, står der: ”Skolebestyrelsens formand udarbejder til hvert møde en dagsorden. Der udarbejdes efter hvert møde et referat, som godkendes af de medlemmer, som har deltaget i mødet. Dagsordenen og referatet gøres med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, tilgængelige for offentligheden.”

Hvor der tidligere var tale om en beslutningsprotokol, der blev underskrevet af mødedeltagerne, blev ordet i folkeskoleloven i 2009 ændret til referat, og i lovens bemærkninger (se toppen af side 18) kan man læse, at der er tale om et forhandlingsreferat (til forskel fra et beslutningsreferat). Det vil sige, at referatet skal gengive de input og overvejelser, der ligger bag beslutningerne på mødet. Hensigten er, at offentliggørelsen af mødereferater øger åbenheden om skolebestyrelsens arbejde og dermed også muligheden for et øget samarbejde med den samlede forældrekreds.

Da skolebestyrelsens møder afholdes for lukkede døre, må det enkelte medlem ikke referere, hvad de andre medlemmer har sagt på mødet. Det gælder også oplysninger, der i øvrigt ikke er omfattet af tavshedspligten. Det enkelte medlem kan omvendt frit referere til baggrundsmateriale og omtale sin egen opfattelse og stillingtagen, medmindre der er tale om fortrolige oplysninger.
Henvisningen til ”lovgivningens regler om tavshedspligt” refererer primært til forvaltningslovens § 27.

Det er almindeligvis skolelederen eller dennes repræsentant, der i sin egenskab af skolebestyrelsens sekretær udarbejder referatet.

Såfremt man som medlem har en anden holdning til konklusion eller beslutning kan man få ført dette til referat, ligesom man også kan få en mindretalsudtalelse medsendt skolebestyrelsens udtalelser. Her skal man ganske kort formulere, hvad ens indvending er.

Se også værktøjskassens redskaber til skolebestyrelsesmødet.