Skolebestyrelsesarbejde foregår i møder. Derfor er gode dagsordener og referater til skolebestyrelsesmøderne et afgørende element i den løbende styring og strukturering af skolebestyrelsens arbejde. Ligeledes er det hensigtsmæssigt med - eksempelvis - en årlig evaluering af skolebestyrelsesmødernes kvalitet.

Dagsorden og referat, eksempel (word-format)  -  Dagsorden og referat, eksempel (pdf-format)

Dagsorden og referat, skabelon (word-format)  -  Dagsorden og referat, skabelon (pdf-format)

Mødeevaluering, skema (word-format)  -  Mødeevaluering, skema (pdf-format)

Antal af møder
De fleste bestyrelser holder møde en gang om måneden, 11 måneder om året. Men det er jer i bestyrelsen, der beslutter, hvor mange møder I ønsker at holde samt mødernes varighed.

Der kan indkaldes til ekstraordinære møder. Hvornår, hvordan og af hvem, kan indskrives i jeres forretningsorden.

Møderne er lukkede
Skolebestyrelsens møder er lukkede og det betyder bl.a. at:

1. Lovgivningen fastsætter hvem der kan deltage på møderne.
2. Alle er pålagt tavshedspligt - se detaljeret beskrivelse nedenfor.

Disse to punkter er medvirkende til at der kan være en fri dialog, idéer kan afprøves og drøftelserne kan blive konkrete.

Gæster til møderne
Bestyrelsen kan til enhver tid invitere gæster til at belyse punkter, som bestyrelsen arbejder med. Disse gæster deltager ikke i de efterfølgende drøftelser og heller ikke i afgørelserne, det er bestyrelsens opgave.

Stedfortrædere (suppleanter)
Det er vigtigt, at alle medlemmer bruger deres repræsentation i bestyrelsen. Derfor bør det indskrives i jeres forretningsorden, hvornår og hvordan I ønsker at indkalde stedfortrædere ved forfald til møderne.

Tavshedspligt
Skolebestyrelsen er et selvstændigt forvaltningsorgan og er i forhold til tavshedspligt underlagt forvaltningsloven. Tavshedspligten betyder kort fortalt, at du ikke må videregive oplysninger fra mødet fx hvad andre har sagt eller hvem der stemte hvad, men du må gerne videregive din egen holdning.

Eleverne må ikke overvære den del af drøftelserne, der angår sager vedr. enkeltelever eller lærere jf. lovgivningen. Tag højde for dette i jeres udarbejdelse af dagsordenen.

Dagsorden
Inden mødet bliver der udsendt en dagsorden. Det er formanden, der udarbejder dagsordenen, som regel i samarbejde med skolens daglige ledelse. Skolelederen udsender dagsordenen og evt. bilag. Hvornår dagsordenen og bilag udsendes forud for
mødet, bør fremgå af jeres forretningsorden. Hvordan man får punkter på dagsordenen bør fremgå af jeres forretningsorden. Du skal normalt henvende dig til formanden, der beslutter, om og hvornår punktet kommer på, efter en drøftelse med den øvrige bestyrelse. Hvis 1/3 af de stemmeberettigede medlemmer ønsker et punkt på dagsordenen skal formanden efterkomme ønsket.

Referat
Referatet af møderne tages normalt af skolelederens stedfortræder, der deltager i møderne. Det er vigtigt at referatet er skrevet i en form, der gør det muligt for andre, der ikke har deltaget i mødet at forstå, hvad der er drøftet og hvad der er truffet afgørelse om samt evt. det videre forløb. Referatet skal være offentligt tilgængeligt og lægges normalt på skolens intra og hjemmeside. Da referatet offentliggøres for alle, må evt. personfølsomme oplysninger ikke kunne læses i referatet. Såfremt du har en anden mening end flertallet, kan du få tilføjet din mening i referatet. Hvornår referatet udsendes samt hvornår og hvordan det godkendes, bør fremgå af jeres forretningsorden.

Læs mere om skolebestyrelsens referat her.

Forretningsorden

En forretningsorden gør jeres arbejde i skolebestyrelsen mere effektivt, fordi det er her, at I sætter rammerne for jeres samarbejde - både med hinanden og med skolelederen. En forretningsorden gør det tydeligt, hvad I kan have af forventninger til hinanden ved at beskrive, hvem der har ansvaret for hvilke opgaver. Hvem har ansvaret for at lave dagsordner? Hvornår skal referatet være offentliggjort? Hvordan organiserer vi vores samarbejde mellem møderne? Hvem er kontaktperson, hvis man bliver kontaktet af presse og medier? Det er alt sammen spørgsmål, man kan afklare i sin forretningsorden, så man bedre undgår forvirring, misforståelser og konflikter. 

Læs mere om forretningsorden