På Aulainfo kan man finde en guide til ”Opsætning af Aula for bestyrelsen på din institution”. Her er der beskrevet nogle muligheder, som herunder kort gennemgås og får nogle råd med på vejen. Der ligger også en guide til de samme værktøjer, som er skrevet til Aula-administratorer. Find dem her:

• Guide til skolebestyrelser
• Guide til administratorer

Fællespostkasse
En fællespostkasse for skolebestyrelsen gør det muligt at kommunikere direkte med forældre og medarbejdere i Aulas beskedsystem. Når postkassen er oprettet, vil de enkelte skolebestyrelsesmedlemmer finde fællespostkassen for skolebestyrelsen under menuen ”mapper” i beskedsystemet.

Hvis I gør brug af denne funktion i skolebestyrelsen, er det vigtigt, at I har aftalt klare retningslinjer for hvem, der kan skrive fra postkassen på vegne af skolebestyrelsen, hvad der kommunikeres, og hvordan beskeder signeres. I kan fx aftale, at det kun er formand eller næstformand, som skriver på vegne af skolebestyrelsen.

Vær opmærksom på, at elevrepræsentanterne ikke kan tilknyttes fællespostkassen. I må derfor have en procedure – eventuelt udvælge en ansvarlig – som sikrer, at elevrepræsentanterne også holdes orienteret. Husk blot at personsager ikke må tilgå eleverne.

Det er skolens Aula-administrator, som skal opsætte fællespostkassen.

Opslag til hele skolen
Skoler har ofte oprettet grupper i Aula, hvor alle medarbejdere, forældre og eventuelt elever er med, men kun udvalgte fra for eksempel skolens kontor kan skrive opslag. Men det er gruppens administrator, som vælger, hvem i gruppen, der kan lave opslag – og det kunne jo for eksempel også være skolebestyrelsens formand.

Skolebestyrelsen som gruppe på Aula
Skolens administrator kan oprette en gruppe med skolebestyrelsens medlemmer (og oplagt også skolelederen), hvor gruppemedlemmerne har mulighed for at kommunikere med hinanden, oprette møder i Aulas kalender, dele filer og distribuere internt i bestyrelsen.

En gruppe giver også mulighed for at vælge gruppen som modtager, når man opretter en ny beskedtråd. På den måde er alle gruppens (skolebestyrelsens) medlemmer med som modtagere. Her kan den enkelte med fordel flytte tråden til en mappe, som man fx kalder ”Skolebestyrelsens fællestråde”. Der er mere information om muligheden for at sortere beskeder i mapper i Guiden til skolebestyrelser, som der linkes til øverst i denne artikel.

Fildeling
Det er muligt at integrere OneDrive eller Google Drive til fildeling i Aula. Skolens Aula-administrator kan tildele forældre og medarbejdere rettigheden til at vedhæfte dokumenter fra fildelingstjenesterne i beskeder, kalenderbegivenheder eller opslag i Aula. Deling af dokumenter på denne måde giver mulighed for, at man kan styre, hvem der får adgang til dokumenterne.